Assistant(e) de Formation Professionnelle Continue H/F

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Vous souhaitez travailler dans une Ecole supérieure, leader dans le secteur de la formation à l’immobilier, contribuer au développement stratégique du Groupe, être au service de projets ambitieux ? En plein développement, notre Groupe est actuellement constitué de 7 établissements dont 2 dernières implantations cette année.

Venez participer à cette belle aventure et à tous les projets du Groupe ESPI !

Dans le cadre de la démarche Qualité déployée au sein du Groupe ESPI, l’Assistant-e de Formation Professionnelle Continue aura pour missions principales :

ADMINISTRATIF :

– Gestion administrative des dossiers des apprenants

– Préparer les éléments des sessions de formation : liste d’appel, planning, etc.,

– Suivi des ordres de paiement

– Gestion de la logistique liée aux mémoires et aux soutenances : convocation des apprenants, préparation des salles pour le déroulement des soutenances.

– Gérer les conventions et les évaluations de formation en lien avec les apprenants, les entreprises et le Groupe ESPI : saisie des notes, relations tuteurs

– Traitement des feuilles d’émargement, des relevés de présence/absences, des envois aux entreprises, émission des attestations

– Gestion de l’archivage des dossiers apprenants

PEDAGOGIE :

– Assistanat administratif de l’équipe de la DFPC dans les activités pédagogiques, les relations entreprises et la formation continue (préparation des rentrées, examens, relevés de notes)

– Planification des sessions de formation : saisie des emplois du temps, suivi des demandes de modification, suivi des formations réalisées (production pédagogique), interface intervenants

– Plateforme pédagogique E-Campus : publication des données pédagogiques via la plateforme, mise à jour en continue

– Contrôler les mémoires : réception, relances

– Suivi des diplômés : administration de l’enquête d’insertion annuelle, tenir à jour le fichier de ses diplômés

– Gestion administrative des intervenants, des nouveaux intervenants et des partenaires : organiser et assurer le suivi administratif des programmes de formation, assurer l’interface administrative au quotidien

RELATIONS CLIENTS :

– Accueil physique ou en distanciel, information et gestion des demandes (emails, appels téléphoniques : assurer l’interface au quotidien, qualifier la demande, apporter un premier niveau de réponse)

COMMUNICATION

– Participer aux enquêtes, aux actions de communication

PROFIL IDEAL :

FORMATION : Bac +2

COMPETENCES :

– Connaissance générale en gestion administrative.

– Connaissance des dispositifs de formation : objectifs, contenus, méthodes pédagogiques et modes de validation.

– Connaissance des plans de formation

– Gestion avec les OPCO

– Respect des procédures

– Gestion de planning

– Office 365

– Accueil physique et téléphonique

SAVOIR ETRE :

– Autonomie et polyvalence

– Adaptabilité et agilité

– Rigoureux et organisé

– Proactif

– Relationnel et communication soignés

CARACTERISTIQUES DU POSTE :

Contrat :CDI

Statut : Technicien

Horaires :

  • 35h en temps plein modulé,
  • Des RTT viennent compenser des horaires collectifs basés sur une répartition du temps de travail de 39h par semaine (2 RTT par mois).

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